Il sistema ReSys è costituito da più moduli tra loro indipendenti ma strettamente correlati.
- Supporto CAD ed archiviazione documentale e multimediale.
- Censimento tecnico contabile degli immobili e degli impianti.
- Gestione delle manutenzioni ordinarie, straordinarie, a contratto e programmate.
- Gestione dei lavori pubblici (legge Merloni e successive modificazioni).
- Supporto alle decisioni.
- Gestione delle locazioni.
- Gestione condominiale.
- Gestione licenze, concessioni e pubblicità stradali
- Interfacciamento con sistemi esterni.
In tutti i moduli sono inserite delle funzioni specifiche per il supporto alle decisioni.
Supporto CAD ed archiviazione documentale e multimediale
Il presente modulo è lo strumento di coordinamento di tutti i disegni Autocad e di tutti i documenti legati al patrimonio immobiliare e mobiliare di interesse di vari uffici e attualmente di difficile integrazione.
Il modulo CAD permette di eseguire tutte le operazioni come se si stesse utilizzando Autocad: visualizzazione, rotazione, ingrandimento, stampa ecc, tranne la modifica del disegno stesso che per motivi di sicurezza viene riservato a personale autorizzato su stazione Autocad. Viene supportato il nuovo formato Autocad DWF per Internet e quindi le funzioni di annotazione e collaborazione. Permette di archiviare documenti digitalizzati, foto e filmati.Il modulo è in grado di associare, ad ogni entità gestita (fabbricato, piano, alloggio, stanza, impianto tecnologico ecc.), uno o più disegni vettoriali in formato DWF. ReSys consente inoltre la gestione logistica del patrimonio, ovvero la collocazione del bene su un disegno vettoriale. Le immagini possono essere acquisite direttamente da scanner (attraverso specifiche Twain) oppure importate da formati esterni (BMP, TIFF, GIF, JPEG, ecc.). Vengono quindi inserite nel database.
Infine ReSys supporta l’archiviazione di filmati AVI direttamente all’interno del database per poter essere riprodotti direttamente via Web.
Censimento tecnico contabile degli immobili e degli impianti
Il presente modulo è finalizzato alla produzione dell’inventario del patrimonio immobiliare secondo quanto previsto dalla normativa vigente, attraverso l’identificazione ed il censimento di tutte le proprietà immobiliari (e delle relative utenze) (unità immobiliare, fabbricati, terreni ecc.), nonché all’aggiornamento delle informazioni descrittive dei cespiti. In particolare permette l’impianto iniziale della banca dati, supporta il censimento dei beni intesi come edifici, unità immobiliari, strade, stanze, ambulatori, cucine, terreni, reti tecnologiche ecc., l’aggiornamento successivo ed è di ausilio alle attività di pianificazione degli interventi di manutenzione, alla gestione dei lavori pubblici, nonché alla gestione amministrativa.
Permette, inoltre, di interrogare il contenuto della banca dati integrando i dati alfanumerici con quelli grafici e multimediali reperiti nel corso delle operazioni di impianto iniziale e di gestione delle manutenzioni. Il modulo rappresenta il miglior ausilio per avviare un’indagine conoscitiva su tutto il patrimonio immobiliare al fine di completare l’inventario e di aggiornare e integrare le informazioni in esso contenute. Ai fini della gestione tecnica è possibile implementare l’anagrafica del patrimonio in insiemi e sottoinsiemi producendo una struttura gerarchica senza alcun limite di definizione secondo criteri scelti dall’utente: es: fabbricato composto da piani e questi da stanze eventualmente caratterizzate in relazione al loro uso. Il sistema ReSys, oltre a possedere funzionalità necessarie alla gestione dell’inventario, dispone di funzionalità mirate a facilitare la fase di primo impianto del sistema sulla base dei dati disponibili.
Le principali funzioni del modulo sono:
- primo impianto con inserimento dei dati di base:
- descrizione generale
- catasto fondiario
- nuovo catasto edilizio urbano
- dati strutturali di base
- dati economici
- dati di provenienza
- aggiornamento dell’inventario con l’inserimento dei dati relativi a:
- consistenza
- collocazione
- caratteristiche strutturali
- impianti
- dati personalizzati
- completamento funzionale dell’inventario mediante l’inserimento dei dati vettoriali, archiviazione ottica e filmati.
- interrogazione dell’inventario;
Gestione delle manutenzioni ordinarie, straordinarie, a contratto e programmate
Il modulo è stato progettato per supportare le funzioni che permettono di gestire l’attività di manutenzione dei beni immobili, mobili ed impianti, al fine di rispondere alle esigenze espresse dagli utenti sia in termini di tempestività che di efficacia e qualità del servizio. In particolare risolve gli aspetti legati alla gestione degli interventi di manutenzione, sia per quanto attiene la pianificazione e realizzazione degli interventi ordinari e straordinari sia per quel che riguarda i riflessi che questi ultimi hanno nella gestione amministrativa e sull’inventario degli immobili e degli impianti. È prevista inoltre la gestione delle manutenzioni programmate secondo le norme di settore (ad es: UNI 10604).
L’obiettivo è quello di rendere disponibili con facilità i dati per una migliore organizzazione degli interventi di manutenzione e per una tempestiva e corretta valutazione dei costi di manutenzione di ogni bene.
Gestione lavori pubblici
La gestione amministrativa dell’opera pubblica comporta l’esplicazione di complesse procedure previste dalla normative che coinvolgono più funzioni all’interno dell’organizzazione: il modulo permette di seguire la relalizzazione delle opere pubbliche a partire dalla fase di progettazione fino al collaudo finale.
I dati prodotti lungo il percorso di gestione dell’opera vengono resi disponibili a tutti gli uffici competenti: ne risulta una gestione più efficiente e controllata. Il modulo supporta la produzione della documentazione prevista dalla normativa, in formato Word completamente personalizzabile e convertibile in formato PDF, la generazione di reports e la produzione di un Gantt di previsione per l’analisi dell’andamento delle opere pubbliche rispetto alle tempistiche previste. Il modulo gestisce le seguenti fasi del procedimento:
- Stesura elenco annuale dei lavori
- Finanziamenti
- Progettazione
- Gara - Affidamento
- Conduzione lavori
- Pagamenti
Le principali funzioni sono:
- storicizzazione degli elenchi dei progetti annuali finanziati e non, controllo tra gli importi assegnati ai progetti e gli importi finanziati, produzione del documento da trasmettere alla Autorità regionale per la vigilanza sui contratti pubblici .
- controllo sulla progettazione con i vincoli procedurali riguardo l’assegnazione degli incarichi professionali, l’espletamento delle pratiche necessarie, la registrazione del quadro economico e la produzione della documentazione richiesta.
- formazione del fascicolo dell’opera contenente: documentazione, disegni, planimetrie, schemi tecnici (impianti elettrici,impianti idrici,reti tecnologiche etc..) e immagini di vario tipo.
- produzione di un diagramma di gantt con le date di previsione delle fasi dell’intervento e le date effettive dello svolgimento dei lavori.
- registrazione dei dati della gara, suddivisione per tipologie del lavoro, aggiudicazione dei lavori alla ditta, documentazione di gara, controllo sulla subappaltabilità dei lavori.
- gestione dei S.A.L., dei certificati di pagamento, inclusa la produzione del certificato stesso, controllo sulle tempistiche di esecuzione dei lavori con la gestione delle proroghe e sospensioni.
- registrazione delle fatture, controllo degli importi liquidati, produzione degli ordini di pagamento in integrazione con il sistema amministrativo dell’ente (in analogia con la procedura del modulo manutenzioni), produzione documento di liquidazione e elenco dei pagamenti suddiviso per gruppi di spesa.
- gestione di uno scadenzario degli adempimenti.
- produzione di reports riassuntivi sullo stato di avanzamento dei lavori raggruppati per piano, elenco dei lavori per strutture, elenco dei cantieri aperti, ecc.
Gli archivi delle anagrafiche possono essere condivisi con il sistema amministrativo, tutta la documentazione è riproducibile in automatico sfruttando modelli completamente personalizzabili che vengono archiviati nel formato PDF crittografabile quindi validi come archivio dei documenti ufficiali.
Gestione delle locazioni
Il modulo supporta le funzioni che permettono di gestire gli adempimenti di natura contabile e ad effettuare un diretto controllo del patrimonio immobiliare per quanto riguarda:
- Calcolo dei canoni (Equo Canone e Canone Sociale)
- Riscossioni dei corrispettivi derivanti da un contratto di locazione o da occupazione senza titolo.
- Spese accessorie.
- Gestione della morosità.
Le funzioni principali sono:
- Anagrafiche inquilini, collegate la parte tecnica inventariale (superficie convenzionale, ecc.);
- Dati contrattuali; comprende la gestione delle locazioni passive;
- Gestione canoni (spese fisse, spese variabili, ecc.);
- Calcolo canoni mediante equo canone e canoni sociali parametrizzabili in base alle leggi Regionali, canone libero di mercato.
- Preventivi e consuntivi di spesa;
- Stampa contratti;
- Stampa verbale di consegna e riconsegna alloggio;
- Visura componenti nucleo famigliare;
- Visura redditi;
- Situazione contabile inquilino, anche storica.
- Adeguamenti Istat con lettere di avviso e calcolo automatico degli eventuali conguagli;
- Bollettazione su vari modelli: c.c. postale, M.Av., Freccia ecc.;
- Fatturazione per mandante;
- Distinta fatture emesse, incassate, sezionali IVA;
- Stampa imposta di registro anche su modello laser;
- Gestione fidejussioni;
- Calcolo interessi su cauzione;
- Controllo morosità;
- Statistiche sulla morosità (tempo medio di pagamento, tempo medio di ritardo ecc..)
- Gestione solleciti;
- Rendicontazione completa inquilini e divisa per edificio;
- Gestione personalizzata dei testi;
- Archiviazione ottica dei documenti;
- Gestione scadenziario.
Il modulo produce i documenti elettronici per l’incasso degli affitti, pagabili presso qualsiasi sportello bancario o postale a livello nazionale. Gli esiti vengono scaricati automaticamente nella contabilità.
Gestione condominiale
Il modulo permette la gestione delle problematiche condominiali dal punto di vista contabile e fiscale. La parte più importante consiste nella preventivazione delle spese, che verranno ripartite sulla base delle tabelle millesimali inserite e la loro rendicontazione.
Le funzioni principali sono:
- Impostazione delle tabelle millesimali;
- Gestione preventivi di spesa ordinari e straordinari;
- Rendiconto delle spese;
- Subentri;
- Gestione delle assemblee;
- Controllo morosità;
- Gestione fiscale: F24, certificazioni.
Il modulo produce i documenti elettronici per l’incasso delle spese condominiali, pagabili presso qualsiasi sportello bancario o postale a livello nazionale. Gli esiti vengono scaricati automaticamente nella contabilità.
Gestione licenze, concessioni e pubblicità stradali
La soluzione presente nel modulo include la gestione di tutti gli aspetti legati al rilascio delle licenze e concessioni e pubblicità. Il modulo segue anche tutte le fasi successive al rilascio delle concessioni includendo la gestione dei canoni e dei rinnovi automatici. La gestione delle informazioni di tipo gestionale (ammortamenti, catasto, inquilini, ecc.), tecnica (manutenzione ordinarie, straordinarie e programmate) e documentale (foto, filmati, documenti, ecc.) fornisce un contorno completo al modulo.
Interfacciamento con Sistemi Esterni
Per loro natura le problematiche gestite da ReSys sono immerse in processi tecnici e contabili che interessano più uffici spesso dotati di sistemi informatici di settore. La loro integrazione con ReSys oltre ad esaltare l’utilità dei singoli sistemi sul piano puramente informatico, può determinare significativi miglioramenti nelle attività dei singoli uffici e nella organizzazione complessiva.