La gestione dei beni immobili (fabbricati terreni, unità immobiliari ecc.) e di beni mobili (attrezzature in genere), risulta particolarmente complessa per l’intrecciarsi di problematiche di tipo tecnico, amministrativo e contabile.
L’attività di gestione implica il coinvolgimento di più Uffici, con competenze specifiche e specializzazioni professionali a volte molto diverse fra loro; l’integrazione dell’azione di tali uffici lungo il processo gestionale della singola pratica è il presupposto per la corretta gestione del patrimonio.
Da qui la necessità di disporre di strumenti informatici che svolgano funzioni di raccordo e snodo e che consentano di operare, oltre che dal punto di vista gestionale, in termini di coordinamento, controllo e pianificazione.
Tali strumenti devono essere in grado di distribuire servizi ed informazioni direttamente al luogo di competenza e garantendo al tempo stesso l’interscambio e la fruibilità dei dati tra le diverse aree di competenza pur mantenendo intatti i diritti e le responsabilità di ogni singolo utente.
Nelle Pubblica Amministrazione Locale le attività relative al Patrimonio sono gestite dal punto di vista finanziario dal Sistema Amministrativo dell’Ente e dal punto di vista tecnico da una serie, spesso incompleta, di programmi che non si interfacciano né tra di loro né con il Sistema Amministrativo.
Punto di forza di un Sistema di Gestione del Patrimonio, ed in particolare di ReSys è la sua strutturazione in moduli tematici, capaci di funzionare autonomamente e di integrarsi fra loro e con sistemi esterni, ad esempio con il Sistema Amministrativo, per gestire l’intreccio delle problematiche tecniche e amministrative, esprimendo contestualmente un modello organizzativo a supporto degli uffici interessati.
Le informazioni che caratterizzano il Patrimonio e che entrano nel processo gestionale hanno natura e formato diversi: serve quindi un’integrazione delle informazioni di tipo gestionale (dati immobile, dati fornitori, dati manutenzione, ecc.), di natura grafica - documentale (foto, documenti, ecc.) e di natura tecnica ovvero il supporto del formato vettoriale necessario per la gestione logistica delle attrezzature, la rappresentazione degli impianti, le planimetrie e quant’altro.
L’utilizzo del Web (Internet) permette una gestione efficiente delle rete aziendale, un accesso economico alla rete geografica e l’apertura di alcune funzionalità al mondo esterno, ad esempio la possibilità di interagire direttamente con i fornitori.
Funzioni specifiche per il supporto alle decisioni permettono la creazione di viste personalizzate complessive o tematiche ed elaborazioni statistiche anche attraverso programmi di larga diffusione nel mercato.
Il sistema ReSys è in grado di soddisfare le necessità gestionali e informative di:
- Pubblica Amministrazione Centrale.
- Pubblica Amministrazione Locale quali Regioni, Province, Comuni.
- Aziende Sanitarie
- Enti pubblici e privati.
- Enti previdenziali.
- Istituti Bancari ed Assicurativi.
- Gestori privati di patrimoni immobiliari.
ReSys propone un modello flessibile, in grado di inserirsi in situazioni complesse ed in continua evoluzione, fornendo la possibilità di snellire i processi e di garantire la massima efficienza e sicurezza dei flussi informativi. L’aspetto innovativo e qualitativo della soluzione risiede nella integrazione delle informazioni di tipo gestionale (ammortamento, catasto, inquilini, ecc.), di natura grafica-documentale (foto, filmati, documenti, ecc.) e tecnica (manutenzioni ordinarie, straordinarie e programmate) direttamente in formato vettoriale (planimetrie, impiantistica, ecc.). Sulla base di tali considerazioni, è stato progettato e realizzato un sistema con le seguenti caratteristiche tecniche e funzionalità applicative. Il sistema è inoltre caratterizzato da:
- Scalabilità, per ritagliare la soluzione più idonea alle esigenze e garantire la compatibilità con le possibili evoluzioni future.
- Modularità, per garantire, attraverso moduli base, l’operatività immediata e consentire implementazioni progressive delle altre funzioni minimizzando l’impatto sull’utenza.
- Flessibilità, per consentire l’adeguamento a realtà complesse e mutevoli.
- Integrabilità, per salvaguardare gli investimenti effettuati utilizzando al meglio strumenti e risorse già disponibili.
- Facilità d’uso, per minimizzare l’impatto sull’organizzazione esistente e consentirne l’utilizzo in tempi brevi.
Il sistema ReSys è costituito da più moduli tra loro indipendenti ma strettamente correlati.
- Supporto CAD ed archiviazione documentale e multimediale.
- Censimento tecnico contabile degli immobili e degli impianti.
- Gestione delle manutenzioni ordinarie, straordinarie, a contratto e programmate.
- Gestione dei lavori pubblici (legge Merloni e successive modificazioni).
- Supporto alle decisioni.
- Gestione delle locazioni.
- Gestione condominiale.
- Gestione licenze, concessioni e pubblicità stradali
- Interfacciamento con sistemi esterni.
In tutti i moduli sono inserite delle funzioni specifiche per il supporto alle decisioni..