Perché devo redigere l'informativa sulla gestione dei dati?
Perché è previsto dall'attuale normativa e, in caso di inadempienza e di controlli, sono previste pesanti sanzioni.
E' inoltre un modo per dimostrare rispetto e serietà nei confronti dei propri clienti, informandoli in modo esaustivo su come vengono trattati i loro dati e su come possono richiederne modifiche, correzioni, cancellazioni.
Io non ho dati sensibili, sono esente dall'informativa?
Attenzione a non confondere i dati personali con i dati sensibili.
I dati personali sono tutti quei dati che posso raccogliere, in modo diretto o indiretto, in riferimento ai clienti, fornitori e collaboratori.Richiedono un trattamento adeguato al fine di garantire il loro corretto utilizzo e tutela. Esempio: nome e cognome della persona, la ragione sociale della ditta, l'indirizzo o i numeri di telefono o di cellulare, codice fiscale e partita IVA. E' necessario predisporre un'adeguata informativa che comunichi agli interessati come vengono trattati e conservati.
I dati sensibili sono invece quei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, lo stato di salute e la vita sessuale di un individuo. Esempio: la cartella clinica di un paziente. Tali dati richiedono dei procedimenti di tutela più strutturati e non sono previsti dal servizio che offriamo.
Ho già esposto l'informativa all'entrata del mio ufficio, non basta ?
Purtroppo no, è necessario infatti mantenere l'informativa sempre aggiornata: non solo, è necessario dimostrare che l'informativa era disponibile e accessibile.
Il sistema offerto prevede proprio questo: si indica dove l'informativa è facilmente reperibile ( ad esempio inserendo un avviso nel rendiconto o nel verbale di assemblea ) e la si mantiene costantemente aggiornata dimostrando in questo modo di adempiere alle adempienze base richieste dal "codice della privacy".
Sono molto attendo alla gestione della privacy, e mando l'informativa scritta ogni anno ai miei condomini, perché devo usare internet?
Perché costa molto meno sia in termini di tempo che di carta.
Internet inoltre permette di tenere l'informativa sempre aggiornata.
Lo stesso Garante ha detto che: un modo efficiente per comunicare l'informativa è pubblicarla sul WEB (Internet).
Uso il vostro servizio, sono a posto con la privacy e non devo fare più nulla ?
Assolutamente no, il servizio permette di gestire l'informativa della privacy, di mantenerla aggiornata e di dimostrare facilmente che si è comunicato ai propri clienti dove reperirla, ma questo non basta.
E' necessario adottare, all'interno dell'ufficio, i requisiti minimi necessari per la buona gestione, l'aggiornamento e la protezione dei dati trattati. Ad esempio potrebbe essere necessario installare un antivirus e un firewall sui computer utilizzati, valorizzare la password di accesso al computer e ai programmi utilizzati, informare i propri collaboratori su come trattare i dati ( ad esempio non divulgare - senza apposita autorizzazione - il numero di cellulare dei condomini ).
Il servizio non prevede questa consulenza, si consiglia pertanto di approfondire autonomamente anche sezione della privacy.